Όλα τα συνοδευτικά έγγραφα που υποβάλλονται στο πλαίσιο αιτήσεων πρέπει να είναι δεόντως πιστοποιημένα/ επικυρωμένα σύμφωνα με τα πιο κάτω. Όπου τα συνοδευτικά έγγραφα που ζητούνται είναι αντίγραφα, αυτά θα πρέπει να είναι πιστοποιημένα/ επικυρωμένα κατά τον ίδιο τρόπο.
Γλώσσες εγγράφων και μεταφράσεις
Όλα τα έγγραφα που υποβάλλονται με την αίτηση, θα πρέπει να είναι στην ελληνική ή την αγγλική γλώσσα. Σε διαφορετική περίπτωση, αυτά θα πρέπει να συνοδεύονται από επίσημη μετάφρασή τους σε μια από αυτές τις γλώσσες απο ορκωτούς μεταφραστές ή από Προξενική Αρχή της χώρας έκδοσης ή από κυβερνητικό τμήμα της χώρας έκδοσης.
Πιστοποιήσεις Apostille δημοσίων εγγράφων
Όλα τα συνοδευτικά δημόσια έγγραφα που έχουν εκδοθεί σε άλλα κράτη τα οποία έχουν επικυρώσει τη Σύμβαση περί Καταργήσεως της Υποχρεώσεως προς Νομιμοποίηση Αλλοδαπών Δημόσιων Εγγράφων, που συνομολογήθηκε στη Χάγη στις 5.10.1961 (Apostille), πρέπει να είναι δεόντως επικυρωμένα, σύμφωνα με τον περί της Συμβάσεως περί Καταργήσεως της Υποχρεώσεως προς Νομιμοποίησιν Αλλοδαπών Δημοσίων Εγγράφων (Κυρωτικός) Νόμο του 1972 (σφραγίδα Apostille). Το Υπουργείο Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως είναι υπεύθυνο ως Κεντρική Αρχή για την εφαρμογή της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου, 1961, περί Κατάργησης της Υποχρέωσης για Νομιμοποίηση Αλλοδαπών Δημοσίων Εγγράφων. Δείτε εδώ σχετική πληροφόρηση και εντοπίστε εδώ τον Οδηγό Πιστοποίησης Εγγράφων του Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημόσιας Τάξεως.
Διπλωματική πιστοποίηση δημοσίων εγγράφων
Σε περίπτωση δημόσιων συνοδευτικών εγγράφων που έχουν εκδοθεί σε κράτη που δεν έχουν επικυρώσει τη Σύμβαση περί Καταργήσεως της Υποχρεώσεως προς Νομιμοποίηση Αλλοδαπών Δημόσιων Εγγράφων, που συνομολογήθηκε στη Χάγη στις 5.10.1961 (Apostille), αυτά θα πρέπει να φέρουν διπλωματική πιστοποίηση. Η διπλωματική πιστοποίηση γίνεται με ένα από τους πιο κάτω τρόπους:
Εάν στη χώρα αυτή υπάρχει διαπιστευμένη διπλωματική/ προξενική αρχή της Δημοκρατίας, η αλυσίδα της διπλωματικής πιστοποίησης έχει ως εξής:
- Πιστοποίηση του εγγράφου από το Υπουργείο Εξωτερικών της εκδίδουσας χώρας.
- Πιστοποίηση της υπογραφής του λειτουργού του Υπουργείου Εξωτερικών της εκδίδουσας χώρας από την διπλωματική/ προξενική αρχή της Δημοκρατίας που εδρεύει στη χώρα εκείνη.
- Πιστοποίηση της υπογραφής του λειτουργού της συγκεκριμένης διπλωματικής/ προξενικής αρχής της Δημοκρατίας από το Τμήμα Πιστοποιήσεων του Υπουργείου Εξωτερικών της Δημοκρατίας.
Εάν στη χώρα αυτή δεν υπάρχει διαπιστευμένη διπλωματική/ προξενική αρχή της Δημοκρατίας, η αλυσίδα της διπλωματικής πιστοποίησης έχει ως εξής:
- Πιστοποίηση του εγγράφου από το Υπουργείο Εξωτερικών της εκδίδουσας χώρας.
- Πιστοποίηση της υπογραφής του λειτουργού του Υπουργείου Εξωτερικών της εκδίδουσας χώρας από διπλωματική/ προξενική αρχή της εκδίδουσας χώρας σε τρίτη χώρα.
- Πιστοποίηση της υπογραφής του λειτουργού της συγκεκριμένης ξένης διπλωματικής/ προξενικής αρχής από λειτουργό της διπλωματικής/ προξενικής αρχής της Δημοκρατίας στη συγκεκριμένη τρίτη χώρα.
- Πιστοποίηση της υπογραφής του λειτουργού της διπλωματικής/ προξενικής αρχής της Δημοκρατίας στη συγκεκριμένη τρίτη χώρα από το Τμήμα Πιστοποιήσεων του Υπουργείου Εξωτερικών της Δημοκρατίας.
Πιστοποίηση μη δημόσιων εγγράφων
Σε περίπτωση μη δημόσιων συνοδευτικών εγγράφων που εκδόθηκαν σε άλλα κράτη, αυτά θα πρέπει να είναι πιστοποιημένα από πιστοποιούσα αρχή του κράτους εκείνου (πχ πιστοποιών υπάλληλος).
Έγγραφα που εξαιρούνται από την υποχρέωση οποιασδήποτε επικύρωσης/ πιστοποίησης
Δυνάμει διμερών κρατικών συμφωνιών που έχουν συναφθεί, έγγραφα που έχουν εκδοθεί από τη Ρωσία ή τη Σερβία εξαιρούνται από την υποχρέωση οποιασδήποτε επικύρωσης/ πιστοποίησης νοουμένου ότι είναι κατάλληλα υπογεγραμμένα και ότι φέρουν την επίσημα σφραγίδα της αρμόδιας κρατικής αρχής που τα έχει εκδώσει.
Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 ο οποίος εξαιρεί ορισμένα δημόσια έγγραφα από την επικύρωση και την επισημείωση (Apostille)
Σύμφωνα με κανονισμό της ΕΕ από τις 16 Φεβρουαρίου 2019, ορισμένα δημόσια έγγραφα και τα επικυρωμένα αντίγραφά τους απαλλάσσονται από την επικύρωση και τη διατύπωση της επισημείωσης (apostille) εντός της ΕΕ. Για ορισμένα από αυτά τα έγγραφα (βλέπε παρακάτω με έντονους χαρακτήρες), οι πολίτες μπορούν να ζητήσουν πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο το οποίο αποτελεί μεταφραστικό βοήθημα, οπότε και δεν απαιτείται η προσκόμιση επίσημης μετάφρασης του επίσημου εγγράφου.
Η απαλλαγή από την επικύρωση και τη διατύπωση της επισημείωσης ισχύει μόνο για τα έγγραφα και τα επικυρωμένα αντίγραφά τους που εκδίδονται από τις δημόσιες αρχές κράτους μέλους της ΕΕ και υποβάλλονται στις δημόσιες αρχές άλλου κράτους μέλους. Πρόκειται για:
- έγγραφα τα οποία προέρχονται από δικαστήριο ή δικαστικό υπάλληλο·
- διοικητικά έγγραφα·
- συμβολαιογραφικές πράξεις·
- επίσημα πιστοποιητικά προσαρτημένα σε ιδιωτικά έγγραφα·
- διπλωματικά και προξενικά έγγραφα.
Επιπλέον, η απαλλαγή ισχύει μόνο για τα έγγραφα που βεβαιώνουν ένα ή περισσότερα από τα γεγονότα που απαριθμούνται κατωτέρω. Οι ενδείξεις με έντονους χαρακτήρες υποδηλώνουν ότι στην Κύπρο εκδίδεται σχετικό δημόσιο έγγραφο για το οποίο διατίθεται και πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο. Επισημαίνεται ότι δεν εκδίδονται όλα τα τυποποιημένα έντυπα σε όλα τα κράτη μέλη.
- γέννηση
- θάνατο
- το κατά πόσον ένα πρόσωπο βρίσκεται στη ζωή
- όνομα
- γάμο, ικανότητα για σύναψη γάμου και οικογενειακή κατάσταση
- διαζύγιο, δικαστικό χωρισμό ή ακύρωση γάμου
- καταχωρισμένη συμβίωση, ικανότητα για σύναψη σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης και κατάσταση από άποψη καταχωρισμένης συμβίωσης
- λύση σχέσης καταχωρισμένης συμβίωσης, δικαστικό χωρισμό ή ακύρωση καταχωρισμένης συμβίωσης
- γονική ιδιότητα ή υιοθεσία
- κατοικία και/ή διαμονή
- ιθαγένεια
- λευκό ποινικό μητρώο
- υποψηφιότητα ή ψηφοφορία στις εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή σε δημοτικές εκλογές σε άλλο κράτος μέλος
Πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο μπορεί να χρησιμοποιείται μόνο σε άλλο κράτος μέλος και πρέπει να υποβάλλεται μαζί με το δημόσιο έγγραφο στο οποίο επισυνάπτεται.
Όταν ένα κράτος μέλος επιτρέπει την υποβολή επικυρωμένου αντιγράφου δημόσιου εγγράφου αντί για το πρωτότυπο, οι αρχές του εν λόγω κράτους μέλους πρέπει να αποδέχονται επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν εκδοθεί στο κράτος μέλος όπου εκδόθηκε το δημόσιο έγγραφο.
Όταν οι αρχές ενός κράτους μέλους στο οποίο υποβάλλεται δημόσιο έγγραφο ή το επικυρωμένο αντίγραφο του έχουν εύλογη αμφιβολία σχετικά με τη γνησιότητα του εν λόγω δημοσίου εγγράφου ή του επικυρωμένου αντιγράφου του, χρησιμοποιούν το Σύστημα Πληροφόρησης για την Εσωτερική Αγορά (“Internal Market Information system – “IMI”) για τα ακόλουθα:
- να ελέγχουν τα διαθέσιμα υποδείγματα εγγράφων στο αποθετήριο του ΙΜΙ
- αν εξακολουθούν να έχουν αμφιβολία αφού εξετάσουν το υπόδειγμα, υποβάλλουν αίτημα παροχής πληροφοριών μέσω του ΙΜΙ στην αρχή που εξέδωσε το έγγραφο
Στο σύστημα ΙΜΙ θα διατίθεται ξεχωριστό αποθετήριο στο οποίο θα αναρτώνται ανωνυμοποιημένα παραποιημένα δημόσια έγγραφα που εντοπίστηκαν τα οποία κρίνεται σκόπιμο να αναρτηθούν για ενημέρωση των άλλων κρατών μελών.
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον κανονισμό και τα πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα διατίθενται στη
διαδικτυακή πύλη της ευρωπαϊκής ηλεκτρονικής δικαιοσύνης.